Zásady ochrany soukromí v souladu s

GDPR

společnosti Your Solution, s.r.o. a webové aplikace app.ycluster.com

V naší každodenní práci se potkáváme s Vašimi osobními údaji. Dokument “Zásady ochrany soukromí” Vám odpoví, jaké osobní údaje zpracováváme, jak a k čemu je využíváme a také jakým způsobem Vaše osobní údaje uchováváme v bezpečí. Již před vstupem směrnice „GDPR“ v platnost jsme Vás poctivě informovali o všem, co s osobními daty děláme a tomto duchu pokračujeme i nadále.

 

I. Naše služby

Společnost Your Solution, s.r.o. poskytuje služby v oblasti psychologické diagnostiky pracovníků a uchazečů o zaměstnání; a s tím související konzultace a firemní vzdělávání. Tento dokument se týká zejména služeb v oblasti diagnostiky pracovního potenciálu obecných pracovních předpokladů (testové diagnostiky, osobnostních testů, dotazníků a psychodiagnostického nástroje “ycluster” sloužícího k realizaci tzv. videointerview), kde společnost působí jako zpracovatel osobních údajů uchazečů o zaměstnání a/nebo pracovníků (zaměstnanců) našich klientů.

 

II. Osobní údaje, které zpracováváme

Při posuzování potenciálu a rezerv pracovníků (nebo uchazečů o zaměstnání) se dostáváme do kontaktu se základními osobními údaji testovaných osob, které slouží zejména k jejich identifikaci za účelem propojení konkrétní osoby a výsledků diagnostiky.

Konkrétně se jedná o: jméno a příjmení, e-mail a telefonní kontakt. Tyto údaje slouží pouze jako identifikátor testované osoby a jsou to jediné osobní údaje, které nám poskytujete. Tyto údaje jsou důležité pro celkové fungování služeb a umožňují uživateli zachovat historii práce s našimi službami.

Některé další osobní údaje nám výjimečně sdělíte jako součást Vašich odpovědí na otázky ve videointerview; může se jednat např. o Vaše dosažené vzdělání, údaje o praxi, minulých zaměstnavatelích, o Vašich jazykových dovednostech a obecně informace o Vašem přístupu k práci, plnění úkolů či komunikaci s druhými lidmi na pracovišti. Míra podrobností, které nám sdělujete, je vždy na Vaší dobrovolnosti a Vašem subjektivním posouzení. Nikdy po Vás nevyžadujeme žádné citlivé informace (např. rodná čísla, informace o zdravotním stavu, národnost, náboženském vyznání apod.).

 

III. Jak a k čemu osobní údaje používáme

Osobní údaje používáme v námi poskytovaných službách vždy a pouze k účelu, ke kterému nám byly sděleny (tj. k posouzení pracovních předpokladů zaměstnance / kandidáta). O tomto účelu vždy uživatele transparentně informujeme. To v praxi znamená, že Vaše osobní údaje (např. výsledek testu, posouzení Vašich odpovědí na otázky) předáme jen tomu jednomu konkrétnímu zaměstnavateli, pro kterého jste test vyplňovali. Vaše data nikdy nepředáme žádné třetí straně. Bez výjimek.

Právě z tohoto důvodu jsme v naprosté většině případů v pozici zpracovatele osobních údajů; nikoli jejich správcem. Správcem osobních údajů je zaměstnavatel (typicky právnická osoba), který si Vaše testování vyžádal a pro jehož účely jsou Vaše osobní data zpracována.

Zároveň je potřeba zmínit, že náš klient (zaměstnavatel; personální agentura) není oprávněn předávat Vaše osobní údaje třetím stranám (typicky jiným zaměstnavatelům), pokud o tom nejste z jeho strany transparentně informováni. Může se jednat např. o situaci, kdy si diagnostiku Vašeho pracovního potenciálu objedná personální agentura nebo jiný zprostředkovatel zaměstnání, který může chtít ve Vašem zájmu předat výsledky několika potenciálním zaměstnavatelům. V takových případech je povinností dané společnosti Vás o tom transparentně informovat.

 

IV. Způsob zpracování & další zpracovatelé

Vaše osobní data zpracováváme jak automatizovaně (např. jméno a příjmení, telefon či e-mail), tak i manuálně (např. odpovědi na otevřené otázky). Automatické zpracování probíhá v námi vytvořeném a námi spravovaném zabezpečeném online systému. Manuální zpracování pak za pomoci zkušených psychologů za pomoci téhož online systému. Všechna Vaše data zpracováváme jen a pouze u nás; nevyužíváme žádných dalších zpracovatelů ani jiných třetích stran.

Veškerá data zpracováváme v Česku a zde jsou také ukládána a archivována.

 

V. Marketingová sdělení

Pro úplné a správné fungování našich služeb je zapotřebí, abychom s Vámi měli možnost komunikovat. Tyto zprávy (typicky e-mailová komunikace) však nikdy nemají povahu marketingových či reklamních sdělení. Vaše kontaktní údaje využíváme pouze jako Váš unikátní osobní identifikátor a nikdy je nevyužíváme pro vlastní marketingové účely.

V praxi to vypadá tak, že od nás můžete dostat např. automatizovaný e-mail s informací, že Vaše odpovědi byly úspěšně nahrány na server; případně se s Vámi můžeme spojit v případě technického problému či výpadku, abychom domluvili další postup nebo identifikovali příčinu problému. Nikdy však Vaše kontakty nevyužijeme pro to, abychom Vám poslali jakoukoli reklamu.

 

VI. Výzkum & vývoj, zkvalitňování služeb

Naší misí je neustálé zkvalitňování našich služeb. V oblasti psychologické diagnostiky jsou kriticky důležitá souhrnná a statistická data, na kterých díky vlastní výzkumné činnosti dokážeme rozpoznat nejrůznější trendy a náležitě tomu naše produkty v čase přizpůsobovat.

K tomuto účelu statisticky zpracováváme nejrůznější informace o tom, jakým způsobem naši uživatelé jednotlivé služby využívají (např. jaké otázky se v interview objevují častěji, než jiné; jaké kompetence zaměstnavatelé preferují nebo jaké typické vzorce se objevují v daných odpovědích). Tyto informace slouží pouze našim interním účelům a data, která v nich využíváme, jsou vždy již anonymizovaná – bez možnosti identifikovat konkrétní osobu.

 

VII. Cookies

Na našich webových stránkách a ve webových rozhraní našich služeb používáme Cookies, abychom našim uživatelům a klientům mohli poskytnout co nejlepší zážitek z využívání našich online nástrojů. Cookie je malý soubor, který webová stránka ukládá na pevný disk uživatele a slouží k rozlišování jednotlivých uživatelů přistupujících k našim stránkám (získané informace mohou například zahrnovat adresu IP připojujícího se počítače nebo typ použitého prohlížeče).

Naše stránky mohou obsahovat taktéž Cookies třetích stran, které společnosti Your Solution, s.r.o. slouží k získávání anonymních statistik o návštěvnosti a typickém chování uživatelů (návštěvníků) na jednotlivých stránkách (typicky Cookies společnosti Google). Tyto třetí strany zpravidla neukládají v souvislosti s používáním Cookies žádné osobní údaje, neboť jim identita uživatele není známa (za předpokladu, že uživatel není současně registrovaným uživatelem produktů takové třetí strany, např. přihlášení v prohlížeči Google Chrome). I přesto však nemáme prostřednictvím těchto Cookies přístup k Vašim osobním údajům, slouží jen k souhrnným statistikám o využívání našich webových stránek.

V nastavení prohlížeče může uživatel kdykoli zakázat používání Cookies, taková volba však bude mít vliv na správné zobrazování stránek a fungování našich online služeb, proto tento krok – v případě, že o využití naší služby zájem máte, nedoporučujeme.

 

VIII. Jak Vaše osobní údaje chráníme

Your Solution, s.r.o. přijímá veškerá technická a organizační opatření k zabezpečení ochrany osobních údajů způsobem uvedeným v zákonech nebo v jiných závazných právních předpisech (např. GDPR) a k vyloučení možnosti neoprávněného nebo nahodilého přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů. Vaše data ukládáme na zabezpečený server a všechna data šifrujeme za pomoci moderních technologií (SSL šifrování). Navíc v zájmu ochrany uživatelů (kandidátů) zaměstnavatelům neumožňujeme ukládat obrazový ani zvukový záznam odpovědí na položené otázky; mají možnost si jej pouze po omezenou dobu ve svém zabezpečeném účtu prohlížet.

Osobní údaje jsou pod neustálou kontrolou, a to jak elektronickou, tak i fyzickou. Máme aplikovány moderní bezpečnostní a kontrolní mechanismy, zajišťující maximální možnou ochranu dat. Navíc máme nastaveno několik vlastních interních pravidel, čímž zajišťujeme ochranu dat před neoprávněným přístupem či rizikem úniku. Např. při psychologickém hodnocení kandidáta (účastníka) máme vlastní systém přidělování psychologů a to tak, že se k údajům o daném kandidátovi dostane po celou dobu vždy jen jeden přidělený psycholog. Veškeré osoby, které s osobními údaji klientů přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností (psychologové a IT pracovníci), jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti.

 

IX. Vaše kontrola nad svými osobními daty v souladu s GDPR

Každý uživatel našich služeb má následující práva, která Your Solution plně respektuje. Vaše práva vycházející z evropské směrnice GDPR jsme připraveni kdykoli realizovat.

a) Transparentnost

Při každém zadávání (poskytování) osobních údajů v rámci našich služeb uživatele vždy transparentně informujeme o tom, k jakému účelu mohou být zadané údaje použity, kdo údaje zpracovává a kdo je spravuje. Tento dokument je součástí každého takového poučení a uživatel s ním před vstupem do našeho testování vyjadřuje souhlas. V našem online systému je pak vždy jasně uvedeno, pro kterého zaměstnavatele diagnostické posouzení absolvujete a pouze tomuto zaměstnavateli Vaše data náleží.

b) Právo na přístup k osobním údajům

Subjekt údajů (tj. kandidát nebo pracovník zaměstnavatele) má právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům. Na vyžádání tak vždy poskytneme našim uživatelům veškeré informace o zpracování těch osobních údajů, kde jsme v pozici správce osobních údajů (žádost je možné zaslat e-mailem na gdpr@ycluster.com). Pokud by chtěl uživatel našich služeb získat informace ohledně osobních údajů, které zaslal klientům (zaměstnavatelům), měl by se obrátit na klienta, který je v pozici správce osobních údajů.

c) Právo na opravu

Pokud uchazeč zjistí, že jsou jeho osobní údaje nepřesně či chybně zpracovávány, má právo na to, aby byly jeho osobní údaje neprodleně opraveny.

d) Právo na výmaz („právo být zapomenut“)

Pokud jsou osobní údaje zpracovávány z důvodu plnění nějakého účelu a již nejsou pro daný účel potřebné, automaticky je archivujeme, čímž k nim zamezíme přístup jak zaměstnavateli, tak psychologovi, který s nimi doposud odborně pracoval. Data zůstanou uzamčená na našem serveru a přístup k nim má pouze 1 osoba – pověřenec pro ochranu osobních údajů, který se k nim můžeme na vyžádání daného zaměstnavatele nebo kandidáta dostat. Tato situace může nastat např. v situaci, kdy bude v rámci (soudního) sporu potřeba zkontrolovat detaily provedené diagnostiky a například ověřit konkrétní odpovědi s cílem ospravedlnit dané hodnocení nebo personální rozhodnutí.

Pokud jsou osobní údaje zpracovávány na základě souhlasu a subjekt údajů souhlas odvolá, osobní údaje vymažeme. Zde je třeba podotknout, že smažeme ty osobní údaje, u nichž jsme v pozici správce. V případě osobních údajů, vedených klienty, by mělo být právo na výmaz uplatněno vůči klientům v pozici správců osobních údajů. K tomu má od nás všechny potřebné nástroje a Vaše veškeré poskytnuté údaje může smazat jedním kliknutím ve svém profilu.

e) Právo na omezení zpracování

Subjekty (zaměstnanci, kandidáti) údajů mají právo na to, abychom zpracování osobních údajů omezili (žádost je možné zaslat e-mailem na gdpr@ycluster.com), pokud:

      1. subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;
      2. zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
      3. správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
      4. subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.
f) Právo na ochranu soukromí

Pokud uchazeč/zákazník zjistí nebo se domnívá, že Your Solution, s.r.o. provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života uchazeče/zákazníka nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může požádat Your Solution, s.r.o. o vysvětlení nebo požadovat, aby Your Solution, s.r.o. odstranila takto vzniklý stav, zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů. Jsme připraveni v každé chvíli udělat maximum pro to, abyste si mohli být jisti, že jsou Vaše osobní data v pořádku, a že se s nimi zachází korektně a v souladu s tím, co jsme si společně dohodli.

 

X. Kontaktní osoba
Pověřenec pro ochranu osobních údajů ve společnosti Your Solution, s.r.o. je:

Mgr. Ing. Jan Kuba, jednatel společnosti; e-mail: gdpr@ycluster.com.

Je-li správcem osobních údajů klient, jsou kontaktní údaje klienta uvedeny zpravidla na webových stránkách klienta. Nezná-li uživatel služby kontakt klienta, jehož prostřednictvím může uplatnit svá práva, rádi mu tento kontakt poskytneme.

 

XI. Závěrečná ujednání

Zásady plynoucího z tohoto dokumentu nabývají účinnosti dne 25. května 2018. a jsou k dispozici on-line na internetových stránkách www.ycluster.com. Společnost Your Solution, s.r.o. je oprávněna tyto zásady v případě potřeby změnit způsobem sjednaným pro změnu podmínek používání služeb Your Solution, s.r.o.

Close Menu